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Poughkeepsie City School District

Together, We are Champions for Children in Poughkeepsie City Schools

FERPA

FERPA

Notification Of Rights Under The Family Educational Rights And Schools Privacy Act

Aviso Sobre Derechos Por La Ley Sobre Los Derechos Educativos Familiares Y Privacidad En Las Escuelas

Two students speak to a man in a suit at a table at a college fair in a gymnasium1. The Family Educational Rights and Schools Privacy Act (FERPA) affords parents and students over 18 years of age (“eligible students”) certain rights with respect to the student’s education records. They are:

The right to inspect and review the student’s education records within a reasonable time period not to exceed 45 days from the date the District received a request for access. Parents or eligible students should submit to the school principal (or appropriate school official) a written request that identifies the record(s) they wish to inspect. The principal will make arrangements for access and notify the parent or eligible student of the time and place where the records may be inspected.

2. The right to request the amendment of the student’s education records that the parent or eligible student believes are inaccurate or misleading, or otherwise in violation of the student’s privacy rights. They should write the school principal, clearly identify the part of the record they want changed, and specify why it is inaccurate or misleading or otherwise in violation of the student’s privacy rights. It should be noted that this right applies to matters of fact, not to opinions, expressed in the student’s educational record.

a. If the District decides not to amend the record as requested by the parent or eligible student, the District will notify the parent or eligible student of the decision and advise them of their right to a hearing regarding the request for amendment. Additional information regarding the hearing procedures will be provided to the parent or eligible student when notified of the right to a hearing.

3. The right to grant or refuse to grant consent to the disclosure of personally identifiable information contained in the student’s education records, except to the extent that FERPA authorizes disclosure without consent. A school may disclose personally identifiable information from an education record to appropriate parties in connection with an emergency if knowledge of the information is necessary to protect the health or safety of the students or other individuals. FERPA also permits disclosure without consent to school officials with legitimate educational interests. A school official is a person employed by the District as an administrator, supervisor, instructor, or support staff member (including health or medical staff and law enforcement unit personnel); a person serving on the School Board; a person or company with whom the District has contracted to perform a special task (such as an attorney, auditor, medical consultant, or therapist); or a parent or student serving on an official committee, or assisting another school official in performing his or her tasks. A school official has a legitimate educational interest if the official needs to review an educational record in order to fulfill his or her professional responsibilities.

4. Information about a homeless child’s or youth’s living situation shall be treated as a student education record, and shall not be deemed to be directory information, under section 444 of the General Education Provisions Act (20 U.S.C. 1232g), Every Student Succeeds Act, PL 114-95, December 10, 2015, 129 Stat 1802

5. The right to transfer their FERPA rights to a third party. Where a parent wishes to do so, a transfer of the parent’s FERPA rights should be confirmed in writing, signed by the parent and notarized. However, in certain circumstances, the district has discretion in determining whether or not to disclose education records to a third party.

6. The right to file a complaint with the Family Policy Compliance Office (FPCO) concerning alleged failures to comply with the requirements of the Act. The complaint must contain specific allegations of fact giving reasonable cause to believe that a violation of FERPA has occurred.

7. Directory Information

The Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), a federal law, requires that the Poughkeepsie City School District, with certain exceptions, obtain your written consent prior to the disclosure of personally identifiable information from your child’s education record. However, the Poughkeepsie City School District may disclose appropriately designated “directory information” without written consent, unless you have advised the District to the contrary in accordance with District procedures. The primary purpose of directory information is to allow the Poughkeepsie City School District to include this type of information from your child’s education records in certain school publications. Examples include:

  • A playbill, showing your child’s role in a drama production
  • The annual yearbook
  • Honor roll or other recognition lists
  • Graduation programs
  • Sports activity sheets, such as for wrestling, showing weight and height of team members.
  • Video
  • Photographs

Directory information, which is information that is generally not considered harmful or an invasion of privacy if released, can also be disclosed to outside organizations without a parent’s prior written consent. Outside organizations include, but are not limited to, potential employers; colleges; or companies that manufacture class rings or publish yearbooks. In addition, two federal laws require local educational agencies (LEAs) receiving assistance under the Elementary and Secondary Education Act of 1965 (ESEA) to provide military recruiters, upon request, with three directory information categories – names, addresses and telephone listings – unless parents have advised the LEA that they do not want their student’s information disclosed to military recruiters without their prior written consent.

(These laws are: Section 9528 of the ESEA (20 U.S.C. 7908), as amended by the Every Student Succeeds Act, PL 114-95, December 10, 2015, 129 Stat 1802, and 10 U.S.C. 503, as amended by section 544, the National Defense Authorization Act for Fiscal Year 2002 (P.L. 107-107), the legislation that provides funding for the Nation’s armed forces.)

If you do not want the Poughkeepsie City School District to disclose directory information from your child’s education records without your prior written consent, you must notify the District in writing [to your child’s school principal] by December 1 of the current year. The Poughkeepsie City School District has designated the following information as directory information: Student’s name, address, telephone listing, electronic mail address, photograph (any medium – film or digital; still or moving images maintained by the District in the course of its business), date and place of birth, major field of study, dates of attendance, grade level, participation in officially recognized activities and sports, weight and height of members of athletic team, degrees, honors, and awards received, the most recent educational agency or institution attended.

1. La ley FERPA otorga a los padres de familia y a los estudiantes mayores de 18 años (los “estudiantes elegibles”) ciertos derechos con respecto a los archivos educativos de los estudiantes. Ellos son:

El derecho de inspeccionar y estudiar los archivos educativos del estudiante dentro de un plazo razonable que no exceda 45 días a partir de la fecha en que el distrito recibe una petición de acceso. Los padres de familia o los estudiantes elegibles deberán presentar al director de la escuela (o al oficial apropiado de la escuela) una petición por escrito que permita identificar los archivos que deseen inspeccionar. El director hará los arreglos para permitir acceso y notificará a los padres de familia o a los estudiantes elegibles la hora y lugar en que podrán inspeccionar los archivos.

2. El derecho de solicitar la corrección de los archivos educativos del estudiante que los padres de familia o estudiantes elegibles crean que son inexactos o engañosos, o que contravengan de algún otro modo los derechos de privacidad del estudiante. Deberán escribir al director de la escuela, identificar claramente la parte del archivo que desean sea cambiado, y especificar la razón de por qué es inexacta o engañosa o que contraviene de algún otro modo los derechos de privacidad del estudiante. Se debe tomar nota que este derecho es aplicable a hechos, no opiniones, expresados en el archivo educativo del estudiante.

a. Si el Distrito decide no corregir el archivo según la solicitud de los padres de familia o el estudiante elegible, el Distrito ha de notificar a los padres de familia o el estudiante elegible sobre la decisión e informarles de su derecho a una audiencia con respecto a la solicitud de corrección. Cuando se les notifique del derecho a una audiencia, se dará a los padres de familia o el estudiante elegible información adicional con respecto al proceso de audiencia.

3. El derecho de otorgar o rechazar consentimiento para revelar información que permita la identificación personal contenida en los archivos educativos del estudiante, exceptuando lo que FERPA autoriza a revelar sin consentimiento. Las escuelas pueden revelar información que permita la identificación personal proveniente de un archivo educativo a terceros apropiados en relación con alguna emergencia cuando sea necesario tener conocimiento de tal información para proteger la salud o seguridad de los estudiantes u otras personas. FERPA además permite la revelación sin consentimiento a oficiales escolares que tengan legítimos intereses educativos. Se entiende como oficial escolar una persona empleada por el Distrito como administrador, supervisor, instructor, o miembro del personal de apoyo (incluyendo el personal médico o de salud y el personal de las unidades para aplicación de la ley); personas miembros de las Juntas Escolares; personas o compañías que el Distrito ha contratado para ejecutar tareas especiales (tales como abogados, auditores, consultores medicos y terapeutas); o padres de familia o estudiantes miembros de comités oficiales, o que estén ayudando a otros oficiales escolares en la ejecución de sus tareas. Los oficiales escolares tienen intereses educativos legítimos cuando ellos necesitan ver los archivos educativos para poder ejecutar sus responsabilidades profesionales.

4. La información sobre la situación de la vida de un niño/a sin hogar o de un joven será tratada como un archivo educativo del estudiante, y no se considerará como información de directorio, bajo la sección 444 de la Ley de Provisiones de Educación General (20 U.S.C. 1232 g), la Ley de Cada Estudiante Tiene Éxito (Every Student Succeeds Act), PL 114-95, 10 de diciembre, 2015, 129 STAT 1802.

5. El derecho de presentar una queja con la Oficina de Cumplimiento de la Política Familiar (Family Policy Compliance Office, FPCO) en relación a presuntos incumplimientos de los requisitos de la Ley. Tal queja debe contener alegatos específicos de los hechos que dan una causa razonable a la creencia de que ha ocurrido una infracción de la ley FERPA.

6. Información de directorios FERPA, una ley federal, obliga al Distrito escolar de la ciudad de Poughkeepsie, con ciertas excepciones, a obtener su consentimiento por escrito antes de revelar información que permita la identificación personal proveniente de los archivos educativos de su hijo. Sin embargo, el Distrito escolar de la ciudad de Poughkeepsie puede, sin consentimiento previo, revelar “información de directorios” designada apropiadamente, a menos que usted le haya avisado al Distrito de lo contrario y de acuerdo a los procedimientos del Distrito. El propósito principal de la Información de directorios es permitir que el Distrito escolar de la ciudad de Poughkeepsie incluya ese tipo de información de los archivos educativos de su hijo en ciertas publicaciones escolares. Algunos ejemplos son:

  • Carteles de teatro, en los que aparece el papel de su hijo/a en una producción de teatro.
  • La revista anual de la escuela.
  • El cuadro de honor y otras listas de reconocimiento;
  • Programas de graduación.
  • Hojas de actividades deportivas, tales como lucha, en las que aparece el peso y la estatura de
  • los miembros del equipo.
  • Vídeo.
  • Fotografia

7. La información de directorios, cuya diseminación generalmente no se considera peligrosa ni una invasion de la privacidad, puede además ser revelada a organizaciones externas sin el consentimiento previo por escrito de los padres de familia. Entre las organizaciones externas se incluyen, pero no se limitan a ellos, posibles patronos, colegios mayores; compañías que fabrican anillos de graduación o que publican las revistas anuales. Además, hay dos leyes federales que obligan a las agencias educativas locales que reciben ayuda mediante la Ley de Educación Primaria y Secundaria (Elementary and Secondary Education Act, ESEA) de 1965 a dar a los reclutadores militares, cuando así se lo soliciten, tres tipos de información de directorios: nombres, direcciones y listados telefónicos, a menos que los padres de familia hayan informado a las agencias educativas locales que no desean que la información sobre sus estudiantes sea revelada a los reclutadores militares sin el consentimiento previo por escrito.

(Esas leyes son: Sección 9528 de ESEA (20 U.S.C. 7908), y sus enmiendas por la Ley Cada Estudiante Tiene Éxito (Every Student Succeeds Act)), PL 114-95. 10 de diciembre, 129 Stat 1802. y 10 U. S. C. 503, y sus enmiendas por la sección 544, la ley Autorización de la Defensa Nacional para el año fiscal 2002 (P. L. 107-107), la legislación que suministra fondos para las fuerzas armadas del país.)

Si no desea que el Distrito de Escuelas Públicas de Poughkeepsie revele la información de directorios de los archivos educativos de su hijo sin su consentimiento previo por escrito, deberá notificar de ello por escrito al Distrito (al director de la escuela de su hijo) antes del 1 de diciembre del 2020. El Distrito de Escuelas Públicas de Poughkepsie ha designado la siguiente información como información de directorios: Nombre del estudiante, Dirección, Listado telefónico, Dirección de correo electrónico, Fotografías (cualquier medio, película o digital; imágenes fijas o en movimiento que el Distrito recolecta en el curso normal de sus actividades), Lugar y fecha de nacimiento, Campo principal de estudio, Fechas de asistencia, Grado, Participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos, Peso y altura de los miembros de equipos atléticos, Títulos, honores y premios recibidos, Agencia educativa o institución a la que asistió más recientemente.

Graduates in blue gowns and caps pose for a selfie, celebrating their achievement.